Zo hou je grip op je projecten terwijl je team op vakantie is
Zo hou je grip op je projecten terwijl je team op vakantie is
De zomer is een heerlijke periode om even op adem te komen – maar voor projectmanagers kan het ook een spannende tijd zijn. Deadlines wachten niet op teruggekeerde collega’s, en projecten lopen door, ook als de helft van het team met een cocktail op een Italiaans strand ligt.
Hoe zorg je ervoor dat je projecten in beweging blijven, zonder dat het chaos wordt? In deze blog delen we praktische tips om grip te houden op je projecten tijdens de vakantieperiode – zonder stress, zonder overbelasting.
1. Plan vakanties vroeg mee in je projectplanning
Klinkt logisch, maar het wordt vaak vergeten: vakantieperiodes zijn net zo belangrijk als feestdagen of sprintdeadlines. Neem ze standaard op in je projectplanning:
- Vraag tijdig naar vakantieplannen van teamleden;
- Visualiseer bezettingsgraad in je planningstool (bijv. met kleurcodes of capaciteitsgrafieken);
- Pas deliverables of sprints daarop aan.
Pro tip: Plan geen belangrijke deadlines in de eerste week na een vakantie – mensen hebben vaak tijd nodig om weer op te starten.
2. Zorg voor duidelijke overdrachten
Gaat een collega met vakantie? Laat hem of haar een korte overdracht maken:
- Wat loopt er nog?
- Wat kan wachten?
- Wat moet iemand anders overnemen?
Gebruik hiervoor een vast format, bijvoorbeeld via:
- Een gedeeld document in Notion, Google Docs of Teams;
- Een korte loom-video of voice memo voor context;
- Of een live overdracht met de vervanger, als dat nodig is.
Een goede overdracht voorkomt dat jij of andere teamleden op zoek moeten naar ontbrekende informatie.
3. Wijs projectverantwoordelijken aan
In plaats van alles op te vangen als projectmanager, kun je per projectonderdeel een tijdelijke aanspreekpersoon aanwijzen. Bijvoorbeeld:
- Iemand die tijdelijk verantwoordelijk is voor communicatie met stakeholders;
- Een collega die issues logt of escalaties opvangt;
- Een teamlid dat toeziet op voortgang binnen een deelproject.
Maak deze rollen zichtbaar in je projectoverzicht of dashboard.
4. Durf te temporiseren waar het kan
Niet elk projectonderdeel hoeft op volle kracht door te draaien in de zomer. Kijk kritisch:
- Waar is rust geen probleem?
- Welke stappen kunnen bewust even gepauzeerd worden?
- Welke deliverables kun je verschuiven naar na de vakantie?
Goed projectmanagement is niet alleen plannen – het is ook durven temporiseren waar nodig.
5. Communiceer helder met stakeholders
Laat interne of externe opdrachtgevers weten hoe je met de zomerplanning omgaat. Een korte update volstaat:
- Wat gebeurt er wel/niet tijdens de vakantieperiode?
- Wie is bereikbaar?
- Wanneer hervat je bepaalde activiteiten?
Stakeholders waarderen duidelijkheid – zelfs als het betekent dat iets pas na de zomer verdergaat.
Samenvattend: 5 snelle zomerproject-tips
- Plan vakanties expliciet mee in je roadmap
- Vraag om heldere overdrachten
- Wijs vervangende aanspreekpunten aan
- Temporiseer waar dat kan
- Communiceer proactief met opdrachtgevers
Bonus: Gebruik de zomer slim
Als je project toch in rustiger vaarwater zit: gebruik deze tijd om te reflecteren. Wat loopt goed in je projectaanpak? Wat kan efficiënter? Wat zou je na de zomer anders doen?
Hulp nodig bij projectcoördinatie in de zomer?
Wij denken graag mee over slimme planningsstrategieën, communicatieformats en capaciteitsbeheer in rustige periodes. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende zomercheck-in via info@prox6.com.
